Para começar, passe os olhos por essa “to do list” e pense se você se identifica com alguns desses itens:

• evoluir no seu trabalho ou na carreira em que você sonha ter;
• fazer um curso de especialização;
• ir ao restaurante novo do qual ouviu falar tão bem;
• criar um blog ou canal no Youtube sobre um assunto que você ama;
• planejar aquelas férias que você sempre quis tirar;
• organizar de vez suas finanças pessoais;
• se livrar das pilhas de documentos inúteis;
• fazer pequenos reparos na sua casa;
• ler aqueles livros que te recomendaram;
• comprar a ração do cachorro;
• separar roupas para doação;
• agendar um exame médico;
• e por aí vai…

Tantos projetos, planos, tarefas e informações! Se fizéssemos uma lista como essa à exaustão, aposto que cada um de nós chegaria a dezenas de itens.

Estamos em uma época privilegiada, com milhões de oportunidades profissionais, de desenvolvimento pessoal e de lazer a um clique de distância. O lado perverso disso é que nos sentimos sufocados com tanto que temos para absorver em tão pouco tempo.

Tão sufocados que, em determinados momentos, essa overdose de informação nos paralisa para poder fazer as coisas que queremos realizar e, assim, viver plenamente.

Se, assim como eu, você se encontra em uma situação similar, acompanhe o que aprendi com o livro “A Arte de Fazer Acontecer”.

Gerenciar ações: como esvaziar a mente para poder se concentrar em um projeto de cada vez

Eu me deparei com esse livro num momento crucial da minha vida. Tenho vários projetos e metas a serem cumpridas, tanto na esfera profissional quanto na pessoal, além de diversas tarefas domésticos e melhorias que quero implementar no meu dia-a-dia.

Em diversos momentos, não sinto que estou evoluindo como poderia nos meus projetos pessoais, tanto por não ter uma clareza do que fazer na sequência, quanto pelo fato de que essa falta de perspectiva acaba me convidando a procrastinar, ou “deixar pra depois”.

Já se sentiu assim?

O autor David Allen denomina cada ação a ser executada ou objetivo a ser alcançado como uma “coisa” ou “laço aberto” (comprar creme dental; fazer orçamento para um cliente; aprender a tocar violão; agendar uma reunião; etc).

Não importa se os resultados a serem alcançados têm um impacto grande ou não em nossas vidas. Cada um deles deve ser uma “coisa” na sua lista de pendências.

A maioria  dessas “coisas” demanda apenas uma ação para serem resolvidas (uma lista de compras é resolvida com uma ida ao mercado, por exemplo). Contudo, existem “coisas” que comportam ramificações e sub ramificações, com tarefas a serem cumpridas, que servem de condição para cada etapa a ser superada.

Se uma das “coisas” na sua lista de pendências é terminar um curso online, por exemplo, obviamente não é apenas uma ação que vai dar conta disto. Você terá que fazer as aulas aos poucos e fazer trabalhos e testes, conforme for avançando neste projeto.

Neste exemplo, é até fácil pensar no que fazer em seguida. Mas essa situação se complica quando é você quem precisa fazer um planejamento, que envolve objetivos, estratégias, prioridades, datas limite, etc.

É nesse aspecto que o método do livro “A Arte de Fazer Acontecer” mostra a sua engenhosidade. David Allen demonstra que o que precisamos para fazer nossos projetos deslanchar é ter a “mente como água”.

Uma mente transparente, cristalina, sem preocupações com fatores externos, é capaz de focar em uma só ação por vez e realizá-la sem dificuldades.

O fator decisivo aqui é conseguir “esvaziar a mente” de todas as “coisas” (projetos, tarefas, pendências, objetos, etc). Para isso, devemos transferi-las para uma “caixa de entrada”, que irá retê-las até o momento determinado para realizá-las, e até lá, você será capaz de se desligar delas.

A partir daí, o autor esclarece que a dificuldade para realizar nossos projetos não está nas ações em si, mas no gerenciamento delas. Assim, ele criou um método para “gerenciar as ações”, chamado “Getting Things Done” (GTD), ou “fazer acontecer”, em tradução livre.

O método “Getting Things Done” – GTD

David Allen divide o seu método em cinco etapas:

• Capturar – fazer um inventário de todas as “coisas” pendentes, grandes e pequenas, sem dar ordem de prioridade a elas, pois todas serão processadas mais adiante.

O que importa é não deixar nada de fora. Esta etapa pode levar horas, pois a intenção é abranger absolutamente tudo que nos passa pela cabeça, a fim de esvaziá-la antes de agir.

• Esclarecer – é o momento de passar os olhos por cada item da lista de captura e pensar: do que se trata isso? Existe alguma ação a fazer?

• Organizar – se existe alguma ação a fazer sobre a “coisa” em questão, você pode realizá-la em menos de dois minutos? Se sim, faça agora. Se não, delegue ou adie para um momento determinado.

Se não existe ação a ser feita, jogue essa pendência no lixo ou guarde em um arquivo de referência, desde que possa ser útil futuramente.

• Refletir – o fator crítico para o sucesso deste método é realizar uma revisão semanal das suas “coisas” e se certificar de que: novas tarefas sejam capturadas e processadas, suas listas sejam atualizadas e revisadas e as informações fiquem completas.

• Engajar – é o momento de pegar uma “coisa” por vez e executar uma ação, a fim de resolver a pendência ou avançar em um projeto. Isso depende do contexto em que você está (casa, trabalho ou viagem), do tempo e da energia disponíveis, além da prioridade deste item da lista.

O importante é que nada será esquecido e que você poderá focar em um item por vez, sem distrações.

Foi muito motivador achar um método de organização da vida, como este apresentado por David Allen.

Praticar a produtividade sem estresse é a proposta do livro, e acredito que seja perfeito para alavancar seus projetos, ter uma visão ampla dos avanços e não deixar nada para trás.

E você? Já conhecia este método? Ou possui outro sistema de organização para fazer seus projetos saírem do papel? Conta aí pra gente!