Um dos “benefícios” de começar o seu próprio negócio — especialmente se tornando um freelancer — é que você começa a trabalhar em seu próprio escritório. Esse local pode até ser em um coworking ou até mesmo em um escritório de verdade, mas, normalmente, é em casa. Esse espaço é o onde você cria, faz tudo que precisa e constrói o seu negócio. E acredite: a organização do home office pode fazer uma grande diferença em sua produtividade.
Se você conseguir projetar e gerenciar esse espaço tendo isso em mente, terá um ótimo ambiente de trabalho e provavelmente será muito mais produtivo. Mas o contrário também é verdadeiro: um espaço de trabalho mal projetado e mal gerenciado pode sugar toda a sua produtividade.
>> Trabalhar como freelancer: três segredos para se dar bem na carreira
Não importa o quão modesto seja o seu “escritório”, você pode pensar a organização do seu home office para ser o mais produtivo possível. Aqui vão cinco regras para criar um ambiente de trabalho onde você possa prosperar.
1. Uma bela vista pode ser uma grande distração
Tenho a sorte de ter meu home office em uma garagem adaptada nos fundos do nosso jardim. Meu trajeto de casa para o escritório leva cerca de vinte passos — longe o suficiente para criar uma separação entre a vida doméstica e a profissional e perto o suficiente para que eu possa fazer piadas bobas sobre o trânsito no caminho para casa.
Da minha mesa, tenho uma bela vista do nosso jardim. Morar em Calgary, no Canadá, significa que durante metade do ano a vista é principalmente de neve e inverno, mas mesmo assim é uma bela vista. Há, por exemplo, um comedouro que mantemos abastecido e vêm pássaros de todos os tipos se alimentar quando é difícil encontrar comida em outros lugares. Adicione a isso esquilos e coelhos e teremos um verdadeiro zoológico em funcionamento.
>> Como evitar a sobrecarga de trabalho como freelancer
Por mais bonita que seja a vista do jardim e da vida selvagem, isso também pode ser uma distração. Muitas vezes me pego olhando para as travessuras dos esquilos e as brigas entre os pardais. Contudo, por mais divertido que seja, tenho que perceber que isso me faz perder o foco no meu trabalho.
Se você tem uma vista interessante da sua mesa de trabalho, pergunte-se o quanto isso pode te distrair. Se você está em um espaço de coworking, onde outras pessoas estão sempre fazendo brincadeiras, você vai ver que mudando para um local mais silencioso será mais produtivo. Ter uma bela vista é ótimo — mas se houver muita ação lá fora, você ficará sempre distraído, por isso esse é um dos pontos de atenção na organização do home office.
2. Chefs de cozinha têm muito a ensinar sobre organização do home office
Chefs profissionais usam o “mise en place” para organizar seus espaços de trabalho e a produção dos pratos do dia. Mise en place é um termo culinário francês que significa “colocar no lugar” ou “tudo em seu lugar”.
É assim que os chefs conseguem produzir comida de qualidade com rapidez, volume e sempre com um sabor excelente. Cada ferramenta tem um lugar — e a ferramenta vai estar sempre no mesmo lugar. Os ingredientes são lavados, picados, ralados, cortados e medidos antes de cada preparo; não há como descascar as batatas logo antes de cozinhá-las.
A organização do home office segue os mesmos princípios. Deve ter um lugar para tudo e tudo deve estar no seu devido lugar. Por mais inconsequente que possa parecer, ter tudo em seu lugar significa que você não precisa procurar por seu grampeador, canetas ou papel.
Essa pequena economia de tempo não se trata apenas de ganhar alguns minutos por saber onde estão suas coisas, mas de garantir uma sensação permanente de tranquilidade, já que você não precisa se esforçar para encontrar o que vai utilizar para fazer seu trabalho. Pense na última vez que se perguntou onde estava sua carteira — isso não criou um momento de pânico ao imaginar que ela poderia ter sido roubada?
Então, arrume um espaço para cada coisa e mantenha tudo em seu devido lugar. Você se sentirá mais calmo e mais produtivo.
>> O que é CRM e por que freelancers deveriam usar essa ferramenta?
3. Mantenha tudo limpo e em ordem
Quando fico muito ocupado com um projeto, costumo acabar com uma tonelada de coisas na minha mesa e no chão ao meu redor. Enquanto estou trabalhando no projeto, tudo bem — estou totalmente focado no que faço e a “bagunça” não me incomoda.
Mas quando você muda de um projeto para o outro, essa desorganização do home office pode ser uma grande distração.
Enquanto escrevo isso, estou me preparando para dois workshops e cada um tem materiais (planilhas, cartazes, post-its, canetas etc) que preciso preparar com antecedência. Acontece que os eventos são tão próximos que tenho que terminar minha preparação para ambos antes de qualquer um deles começar.
>> Minha filha é minha colega de escritório (ou como não surtar em um home office com crianças)
Se eu tivesse todos os materiais espalhados sobre minha mesa e no chão do meu escritório, eu ficaria em constante estado de pânico. As coisas de um estariam misturadas com as coisas do outro, e eu não teria uma imagem clara do que foi feito, do que foi parcialmente concluído e do que ainda tenho para fazer.
Portanto, a moral da história é essa: arrume completamente seu ambiente antes de começar a trabalhar em um novo projeto. Quando você começa com uma mesa limpa (e chão, no meu caso) estará mais calmo, organizado e produtivo.
4. Trabalhe em uma coisa de cada vez
Diretamente relacionado à organização do home office está o princípio de trabalhar em uma coisa de cada vez. No mundo dos computadores, o termo alternância de contexto é usado para descrever o processo pelo qual um computador passa para alternar de uma tarefa para outra.
Para fazer isso, o computador deve salvar o estado atual da tarefa em que estava trabalhando, carregar o estado salvo da tarefa para a qual ele precisa alternar e retomar de onde parou. Cada mudança de contexto leva tempo e usa recursos.
Quando mudamos de uma tarefa para a outra, passamos por um processo parecido. Quase sempre simplesmente trocamos a chave, mas descobrir onde estávamos e o que precisamos fazer a seguir leva tempo. Uma pesquisa mostra que “mesmo os breves bloqueios mentais criados pela alternância entre as tarefas podem custar até 40% do tempo produtivo de alguém”.
O que isso tem a ver com a organização do home office e com projetar seu espaço de trabalho para a produtividade? Bom, para ser capaz de alternar efetivamente de uma tarefa para outra, você precisa saber onde estão suas coisas — dessa forma, tudo precisa de um lugar e tudo precisa estar em seu lugar.
Do mesmo modo, você deve manter o ambiente limpo e ordenado para que possa trabalhar em uma tarefa com o mínimo de distração. Se você trabalhar apenas em uma coisa de cada vez, se distrairá menos e seu escritório será menos bagunçado.
Portanto, quando você se disciplina para trabalhar apenas em uma coisa de cada vez, estará se obrigando a seguir as outras regras.
5. Crie seu próprio ruído
Nem sempre é fácil controlar a quantidade de barulho ao seu redor e os ruídos podem acabar te distraindo. No entanto, existem algumas coisas que você pode fazer para reduzir o impacto desses sons inesperados e que também pode ajudar na organização do home office.
Quando preciso mergulhar em algum trabalho — no qual é necessário me concentrar intensamente por longos períodos de tempo — geralmente uso música de fundo para abafar os outros sons ao meu redor.
Meus gêneros preferidos para isso são o eletrônico e o som ambiente — música com uma batida relativamente lenta, loopings repetitivos e sem letras. Além disso, uma outra alternativa, é o ruído branco — sons que ajudam a se concentrar, relaxar e até mesmo dormir melhor.
Nossos cérebros são maravilhosamente hábeis em filtrar alguns sons em preferência a outros. Sendo assim, criar seu próprio “ruído” pode ajudá-lo a filtrar os sons que você não quer ouvir e fazer com que você se concentre melhor por longos períodos de tempo.
Resumo: 5 regras de organização do home office para ser mais produtivo
Então, existem cinco regras para a criação de um ambiente de trabalho produtivo:
- Encontre uma vista que não te distraia muito;
- Ache um lugar para cada coisa e garanta que tudo esteja no seu devido lugar (mise en place);
- Mantenha o ambiente limpo;
- Faça um trabalho de cada vez;
- Crie seu próprio ruído para reduzir o impacto de sons inesperados.
Você pode ter seus próprios truques para organização do home office, mas o ponto principal é o seguinte: não é preciso muito esforço para projetar seu ambiente de trabalho pensando na alta produtividade — e vale a pena cada minuto que você gasta para mantê-lo dessa forma!
Artigo originalmente publicado no site britewrx, traduzido e adaptado com autorização do autor, Neville Chamberlain.
Lembrando que estamos também no nosso canal no YouTube, com vídeos novinhos sobre a vida de freela. Assina lá para não perder nenhum conteúdo. Também marcamos presença no Facebook, Instagram e LinkedIn. Nesses canais, compartilhamos muitas dicas para ter mais sucesso como freelancer e também para aproveitar todos os benefícios da carreira independente. É claro, também respondemos dúvidas. Só deixar elas aqui nos comentários do post! 😃