8 dicas para organizar uma reunião por vídeo mais produtiva

reuniao por video videoconferencia

Você já se acostumou com a rotina de videochamadas e videoconferências? A reunião por vídeo não é exatamente uma novidade, mas, nos últimos meses, com quase todo mundo trabalhando em casa, elas passaram a ser obrigatórias.

Se você organiza ou participa de muitas videoconferências, já percebeu que a dinâmica é um pouquinho diferente das reuniões presenciais, ou seja, é preciso tomar algumas precauções para que o encontro virtual não vire uma bagunça e os convidados consigam manter o foco. Será que você está fazendo tudo certo? É o que vamos descobrir neste artigo!

Confira 8 regras essenciais para que a sua reunião por vídeo seja mais produtiva

As reuniões remotas facilitaram muito a nossa vida, não é verdade? Mas existem algumas regras para participar de videoconferências, que podem até salvar o seu emprego — ou a conquista daquele cliente tão desejado.

Neste artigo, eu listei oito regrinhas básicas que valem tanto para quem organiza uma videoconferência quanto para quem vai só participar. Leia o texto até o fim e descubra se você está seguindo todas as práticas para fazer uma videoconferência mais produtiva!

1. Prepare um roteiro de apresentação

O roteiro é um apoio fundamental em qualquer apresentação. Ele assegura que o apresentador não se perca e aborde todos os tópicos necessários.

Então, antes de iniciar a sua reunião por vídeo, monte um pequeno roteiro descrevendo as questões que precisam ser abordadas, principalmente se houver mais de uma pessoa para apresentar. Não esqueça de reservar um tempo para discussão dos temas e perguntas.

2. Defina o número de convidados

Assim como em um evento presencial, para organizar um evento online, é importante que você saiba o número — pelo menos aproximado — de convidados, pois isso vai ajudá-lo no próximo item, que é a escolha da plataforma onde sua reunião será realizada.

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3. Escolha uma boa plataforma de videoconferências

Você com certeza já conhece várias plataformas ou aplicativos que permitem se comunicar com uma ou mais pessoas gratuitamente, como o Google Meet, Zoom e até o próprio Whatsapp. Porém, esses aplicativos são limitados em sua versão gratuita. Veja abaixo as limitações de cada um:

  • Zoom: permite fazer reuniões de 40 minutos, com até 100 usuários;
  • Google Meet: o aplicativo de videochamadas do Google também permite reunir até 100 pessoas, mas por um tempo maior: até 60 minutos;
  • Whatsapp: se você precisa organizar uma reunião de trabalho, o Whatsapp não é a melhor opção, pois ele comporta apenas oito pessoas. Além disso, o aplicativo não possui a função de compartilhamento de tela e apresentação, o que muitas vezes é fundamental nessas reuniões.

4. Faça os testes necessários antes de começar

Esse item é super importante, pois você pode perder uma reunião por vídeo por causa de uma falha na conexão de internet, na câmera ou no microfone. Para evitar esse transtorno, conecte o computador ou celular pelo menos 30 minutos antes do horário agendado e verifique se está tudo funcionando corretamente. Aliás, se for o organizador, oriente os participantes a fazerem o mesmo. 

E caso você não consiga se conectar à videoconferência por qualquer motivo, é legal avisar o organizador da reunião.

5. Desligue as notificações dos seus dispositivos durante a reunião por vídeo

Sim, essa é uma regrinha básica de etiqueta que vale para encontros online e presenciais. Ao entrar na reunião, desative as notificações de e-mail ou mensagens do celular, só assim você consegue focar 100% no conteúdo que está sendo apresentado.

Além de deixar a reunião por vídeo mais produtiva, essa é uma boa forma de demonstrar seu interesse no que está sendo dito e, principalmente, respeitar os outros participantes.

6. Mantenha seu microfone no mudo

Quem nunca esqueceu de desligar o microfone e deixou “vazar” ruídos durante a transmissão? Isso é realmente comum, mas pode gerar muito desconforto e até constrangimento, dependendo da situação. Por isso, o melhor a fazer é manter o microfone no mudo e ligá-lo apenas quando quiser falar, combinado? 

7. Preocupe-se com sua autoimagem

Ao participar de uma videoconferência, você também será visto, portanto tente estar tão bem vestido quanto se estivesse no escritório. 

E não é só você que precisa estar bem arrumado; o seu ambiente também. Lembre-se sempre que a organização pessoal costuma contar muito para transmitir uma boa imagem profissional.

8. Fique em um espaço reservado se possível

Em um ambiente doméstico, muitas vezes, podem ocorrer algumas interferências externas que fogem do nosso controle. Por isso, o ideal é que  você tente ficar em um local isolado das conversas, longe da família ou do som da televisão durante a reunião por vídeo.

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Se você não tiver um escritório em casa, vá para o seu quarto e feche a porta, porque mesmo que você coloque o microfone no mudo para que ninguém do outro lado ouça, as conversas alheias podem atrapalhar — e muito! — a sua concentração. 

E então, descobriu se está fazendo tudo certo para que as suas videoconferências sejam mais produtivas? Tem outras dicas para compartilhar? Conta pra gente nos comentários!

Para a reunião por vídeo correr bem: resumo

  • Preparar uma pauta e saber com antecedência quantas pessoas vão participar é fundamental.
  • É necessário escolher a plataforma certa e ver se está tudo funcionando pelo menos meia hora antes de começar.
  • Não dá para fazer reunião de pijama, né? Cuide da sua imagem e tente também deixar o ambiente o mais organizado possível.
  • Para se manter concentrado, se puder, faça a reunião em um espaço reservado e desligue as notificações de e-mail e WhatsApp.

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Fatima El Kadri

Fatima El Kadri

Jornalista e produtora de conteúdo Web alinhado às técnicas de SEO e Inbound Marketing. Apaixonada por adquirir e compartilhar conhecimento neste universo digital.
Fatima El Kadri

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Jornalista e produtora de conteúdo Web alinhado às técnicas de SEO e Inbound Marketing. Apaixonada por adquirir e compartilhar conhecimento neste universo digital.

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