Para quem é freelancer não é diferente. Precisamos acompanhar vários projetos, executar várias atividades, e quando não há organização desse processo somos engolidos pelas demandas do dia a dia. 

Existe uma infinidade de ferramentas para que essa dinâmica se torne um pouco mais fácil, mas escolher uma delas pode ser um verdadeiro desafio. Lembrando que a escolha de qualquer software é muito particular, e o que funciona para mim pode não funcionar para você. 

Hoje vamos falar sobre a ferramenta do momento, o Notion. Um app de organização e produtividade, com uma infinidade de recursos, que promete organizar a sua vida imediatamente. Vem, vamos entender como ele funciona!

O que é o Notion?

O Notion foi criado em 2018 e com as novas condições de trabalho, incluindo o home office, ele virou uma das ferramentas mais populares e queridinhas do momento. Como o próprio site do aplicativo diz ele é “um espaço de trabalho que se adapta às suas necessidades”. 

O app de organização pode ser usado tanto no computador quanto no smartphone (Android e iOS), e tem como objetivo ajudar pessoas e times no dia a dia, diminuindo a quantidade de aplicativos utilizados e melhorando planejamento e consequentemente a produtividade. 

É uma ferramenta de visual simples, mas completa, totalmente adaptável e com muitas possibilidades e funcionalidades. Eu até arrisco dizer que o Notion é uma junção de funcionalidades de outros softwares similares como o Trello, Excel, Evernote, Google Docs e Google Sheets. 

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Como funciona o app de organização?

Antes de começar você precisa criar uma conta, mas é possível fazer login usando tanto a sua conta Google quanto Apple ou continuar com um outro e-mail. Além do plano free, você encontra planos a partir de $4 por mês. 

Embora o Notion seja uma ferramenta bastante versátil, por enquanto ele está disponível apenas nos idiomas: inglês, coreano, japonês e francês (eu espero que em breve seja lançada também a versão em português). 

A aparência do app de organização é simples, agradável e depois de começar a entender o Notion, ele poderá ser útil em qualquer projeto. Na área de trabalho é possível criar várias outras áreas de trabalho e nomeá-las para os mais diversos fins. 

A ferramenta é bastante flexível e cada usuário pode adaptar o Notion para a sua necessidade usando e abusando dos modelos prontos ou da sua criatividade. Todos os templates disponíveis podem ser editados e modificados. Eles também facilitam a vida de quem ainda não tem muita familiaridade com a ferramenta.

Tudo que for criado dentro do Notion pode ser compartilhado com outras pessoas. Ao criar equipes é possível selecionar as páginas que serão compartilhadas, marcar as pessoas nas tarefas ou só utilizar o espaço em conjunto para projetos específicos. 

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Quais são os recursos do Notion?

O Notion comporta vários formatos. Nele é possível criar listas de tarefas, blocos de anotações, planilhas, documentos de textos, inserir fotos, tabelas, incorporar códigos HTML nos arquivos, dentre tantas outras funcionalidades.

Diante de uma lista tão extensa de recursos, selecionei alguns deles que podem ser úteis no seu dia a dia para que você consiga aproveitar ao máximo o que esse app de organização tem para oferecer. 

Personalizar suas páginas 

A personalização é um dos grandes destaques do Notion. A partir de ferramentas simples, o usuário consegue personalizar não só a estrutura da página que foi criada como também a sua aparência. 

No app de organização tudo é customizável, nele é possível criar desde documentos de texto simples, como tabelas, listas, calendários, adicionar vídeos, imagens, emojis, anexar documentos externos, além de integrar com outras ferramentas.

Compartilhar as páginas criadas

O Notion foi criado para ser colaborativo, logo ele permite que você compartilhe qualquer página com outras pessoas. É possível fazer isso com os que estão dentro ou fora do seu espaço de trabalho. 

Dentro da plataforma também é possível tornar uma página visível na web e compartilhá-la inclusive com quem não utiliza o Notion. E se você tiver acesso total da página criada poderá desativar o compartilhamento a qualquer momento. 

Integrar com outras ferramentas

As integrações permitem que o usuário do app de organização consiga acessar arquivos que estão em outras plataformas de forma simples e rápida. Além de oferecer maior controle dos links que são utilizados em projetos compartilhados.

Com a API do Notion é possível conectar vários outros softwares e automatizar ações na sua área de trabalho, e sem precisar de um programador. Essa função fica na aba “Settings & Members”. 

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Central de ajuda e atalhos

Se você achou essa ferramenta interessante e quer entender um pouco mais sobre as suas funcionalidades e atalhos é só acessar a central de ajuda. Lembrando que, por enquanto, essas informações só estão disponíveis em inglês.

Porém, existe um workspace da Comunidade Notion Brasil, um espaço que foi criado para compartilhar conteúdos, novidades, templates, guias e muitas outras informações em português.

Continue explorando o app de organização

É claro que em um único artigo não conseguiremos explicar todos os recursos que estão disponíveis no Notion, mas o legal do app de organização é que cada usuário consegue construir um ambiente que se adeque às suas necessidades.

E é por esse motivo que a plataforma permite que você faça várias customizações. Então, bora colocar a mão na massa? Ah e se você tiver alguma outra dica que pode ajudar outros usuários, compartilhe com a gente nos comentários! 

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Quando iniciamos como freelancer é comum aceitarmos vários jobs, seja por questões financeiras ou para conseguir consolidar a nossa marca pessoal no mercado. Mas, o medo de dizer “não” pode ser bastante prejudicial para a nossa carreira. Isso porque pode provocar sobrecarga de trabalho, entregas sem qualidade, prejuízos financeiros, dentre várias outras consequências. 

Com o passar do tempo conseguimos perceber e até mesmo listar alguns critérios que podem ser considerados na hora de aceitar ou não um projeto como freela. Como, por exemplo, o valor do trabalho, a nossa capacidade de entrega, as características do cliente, as características do projeto, dentre outros. 

>> Portfólio para freelancer: qual a importância e onde fazer?

Confira 4 dicas para saber como dizer não ao cliente

Eu, particularmente, ainda tenho dificuldade para recusar um trabalho – e sei que muitos freelancers também enfrentam essa mesma situação. Para aprendermos como dizer não ao cliente da melhor forma possível, seguem algumas dicas! 

1. Tenha empatia 

É importante lembrar que, quando negamos um projeto, estamos de, certa forma, “desaprovando” uma ideia que nos foi apresentada. 

Por isso, a primeira dica sobre como dizer não ao cliente é que devemos ter o cuidado para que essa negativa não seja levada para o lado pessoal. Agir com empatia se torna fundamental nesse tipo de situação.

2. Esclareça todas as dúvidas

Muitas vezes, a comunicação pode gerar ruídos que, consequentemente, levam a uma compreensão errada sobre a solicitação ou projeto que foi apresentado. Portanto, esclareça todas as dúvidas antes de dar a resposta para garantir que você realmente não conseguirá atender aquela demanda. 

3. Justifique o porquê da sua decisão 

Conversar é sempre o melhor caminho, então exponha a sua decisão e aponte as razões pelas quais você não poderá aceitar aquele projeto no momento. Seja o mais transparente possível para que o cliente realmente entenda os seus motivos.

>> Planejamento da rotina de trabalho é uma realidade para você?

4. Apresente alternativas e auxilie com soluções

Como ele está precisando de ajuda, ao invés de apenas dizer não ao cliente, tente apresentar algumas alternativas e auxiliar com soluções que podem ajudá-lo a solucionar o problema. Esse tipo de atitude pode inclusive deixar as portas abertas para negociações e projetos futuros. 

Como dizer não ao cliente: uma ajudinha extra

Não precisamos ficar com medo de rejeitar um projeto pensando que essa atitude poderá afetar oportunidades futuras e, por isso, achamos importante fazer esse artigo sobre como dizer não ao cliente.

Existem várias maneiras de recusar um job, e aqui estão alguns modelos de mensagens que você pode adaptar e utilizar sempre que necessário. 

• Como dizer não ao cliente quando o valor do projeto está abaixo daquele que você acha justo

Exemplo: Infelizmente não consigo te atender com qualidade por esse valor e não gostaria de oferecer um serviço inferior.

• Como dizer não ao cliente quando você realmente não tem disponibilidade para aquele projeto

Exemplo: No momento não tenho disponibilidade para te atender, pois estou com outros projetos em andamento. Porém, estarei disponível a partir de tal data. É possível aguardar?

• Como dizer não ao cliente  quando o projeto não tem nada a ver com você

Exemplo: Infelizmente o seu projeto está fora do meu foco de atuação, mas eu posso ajudá-lo indicando um outro profissional que atua nessa área.

>> Ganhar dinheiro como freelancer: como ter uma vida de freela mais rentável?

Muitas vezes, aceitamos propostas apenas porque não temos razões claras para dizer não. Portanto, é importante sempre fazer o exercício de entender as suas motivações antes de dar uma resposta. 

Assim, aos poucos, dizer não vai nos permitir focar naquilo que queremos e que buscamos para crescer como pessoas e profissionais. 

Já fez o seu planejamento de freela para, daqui para frente, pegar mais projetos que fazem sentido para você? Confira a gravação da live com a Lu Costa sobre o tema:

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Ser seu próprio patrão pode ser o inferno ou o paraíso. Como freelancer, existem alguns obstáculos comuns que você enfrentará ao longo dessa estrada longa e esburacada. Não cumprir os prazos de um projeto é um deles. Não cumprir os prazos de vários projetos é outro. O ponto é que representar os múltiplos papéis de Gerente de Projeto / Membro da Equipe / Superhumano Onipotente nem sempre funciona.

Para reduzir a ocorrência de contratempos em seus freelas, siga estas dicas de gestão de projetos:

1. Priorize

O número de itens que você conseguiu riscar da sua lista de tarefas não importa. É a qualidade dessas tarefas e sua eficiência em completá-las que vai fazer diferença na sua carreira. Pode haver um número infinito de tarefas menores em um dia e você pode cumprir todas elas, mas se você perder aquele item realmente importante para um cliente, você pode muito bem não ter feito nada naquele dia.

Então, você tem que priorizar. Você pode fazer isso de maneiras diferentes. Você pode lidar com as tarefas mais importantes primeiro, ou pode terminar as tarefas não essenciais mais rapidamente para deixar mais tempo para as tarefas mais urgentes depois.

2. Compartimentalize

Esse é um conselho de gestão de tempo muito comum, especialmente válido para gestão de projetos. Um projeto pode parecer bastante intimidante por causa de sua falta de familiaridade, seu escopo amplo ou a grande quantidade de trabalho que você terá que investir.

Tome um fôlego. E, em seguida, compartimentalize a tarefa em segmentos menores, menos intimidantes e mais fáceis de resolver. Isto é como um mini plano de ação para cada tarefa individual gigantesca. Dividido em pequenos degraus, você não só escala cada nível mais rapidamente, mas também garante que nenhuma parte do projeto tenha sido negligenciada ou feita apressadamente. A compartimentação irá reduzir o estresse e a ansiedade associados a projetos assustadores em grande medida.

3. Defina limites de tempo

Além de compartimentar, você também deve definir metas específicas para seus projetos. Quando um aspecto de tempo é adicionado à maneira como você visualiza seu projeto, você cria automaticamente maneiras de fazê-lo melhor no período de tempo determinado. Cada meta/meta do projeto deve ter uma data/hora de início e uma data/hora final ideal.

Você pode acompanhar seu progresso em relação ao tempo ideal que você deveria ter tomado para concluir a tarefa. Se você estiver com pouco tempo, analise seus cálculos para o momento ideal ou descubra o que está impedindo que você atinja o horário padrão.

4. Faça uso de ferramentas organizacionais

O futuro está aqui e trouxe consigo ferramentas organizacionais alucinantes. Se você preferir a rotina de quadros brancos e notas adesivas, fique com ela. Mas você também pode adotar ferramentas organizacionais da nova era. Agendamento, colaboração, gerenciamento de equipe, finanças pessoais ou organização de e-mails: qualquer coisa que você precise fazer, provavelmente possui uma ótima ferramenta organizacional para apoiá-lo.

Aproveite essas ferramentas de acordo com suas necessidades e leve seu jogo de gestão de projetos para o próximo nível.

5. Tenha um sistema

Se você realmente deseja aprimorar seu gerenciamento de projetos, considere a criação de um sistema. Depois de descobrir os requisitos do seu fluxo de trabalho e ter um plano de ataque geral que seja comum a todos os seus projetos, você saberá mais ou menos o que precisa do sistema.

Com base nisso, você pode optar por uma versão gratuita ou premium do software de gerenciamento de projetos que atenda às suas necessidades. Você pode experimentar várias ferramentas para ver quais se adaptam melhor ao seu fluxo de trabalho. Encontre a combinação que funciona melhor para você, e voilà, você tem software de gerenciamento de projetos personalizado no lugar.

6. Atualize seus projetos diligentemente

Na maioria das vezes, é provável que você esteja fazendo malabarismos com vários projetos de uma só vez. No começo, os detalhes de cada projeto são cristalinos em seu espaço de trabalho mental. Mas, à medida que o tempo avança e você se aprofunda no mecanismo interno de cada um, é provável que os detalhes fiquem enlameados.

Portanto, salve-se do problema e se comprometa a atualizar seus projetos no sistema com diligência. Quando você terminar uma tarefa, atualize-a. O prazo mudou? Atualize. Uma nova tarefa foi adicionada? Atualize isso!

Fazendo atualizações regularmente irá mantê-lo no caminho certo e mostrar exatamente onde você está na trajetória que mapeou para cada um dos seus projetos.

7. Dê um tempo

Fazer pausas no trabalho é criminalmente subestimado e não incentivado o suficiente.

Você pode pensar que, por ser freelancer ou trabalhar em casa, deve atacar seus projetos sem parar. Mas você descobrirá que seu corpo e sua mente acumularão fadiga a uma taxa exponencial, levando a um esgotamento inevitável.

Em seu fluxo de trabalho, reserve tempo para intervalos. Se você tiver mapeado um cronograma para o dia ou uma lista de tarefas, assegure-se de manter intervalos suficientes entre tarefas extenuantes. Provou-se que as pausas adequadas não apenas reduzem a fadiga mental e física, mas também aumentam sua motivação, produtividade e criatividade – uma situação em que todos ganham.

8. Evite distrações

No espírito de equilíbrio, este ponto refere-se a não fazer muitas pausas ou intervalos desnecessários. Uma pausa que envolve ser sugada para um buraco negro na mídia social ou assistir a um episódio de Stranger Things que se transforma em uma maratona da temporada? Isso não é uma pausa; é uma distração desastrosa e viciante.

A internet está cheia de distrações. Como a maior parte do trabalho que você faz é na internet, aceite que você vai encontrar uma mais cedo ou mais tarde. O que pode ser feito para evitar? Exercite o autocontrole. Além disso, instale uma extensão de rastreamento de tempo como o Chrome Nanny, que limita o tempo gasto por você em seus sites favoritos a um determinado número de minutos por dia.

9. Feito é melhor que perfeito

Quer ser o verdadeiro MVP? Entregue um MVP. Brincadeiras à parte, MVP significa Minimum Viable Product. Refere-se à quantidade mínima de trabalho necessária para colocar um produto ou serviço comercializável no mercado.

Você pode ter uma tendência a aperfeiçoar ou polir certas partes de um projeto. Se você fizer isso no final do projeto, se ainda tiver tempo, isso não será um problema. No entanto, se você ficar preso ao aperfeiçoar um único elemento enquanto ainda tiver mais vinte compartimentos para montar, não parece ser uma coisa muito sensata a se fazer.

Lembre-se de que feito é melhor que perfeito. Pode ser muito tentador concluir cada parte de um projeto para que fique perfeito, mas isso não é prático nem realista. Seu foco deve estar em entregar, em vez de na perfeição.

10. Lembre-se de suas lições aprendidas

Compile uma lista de lições aprendidas com seus projetos anteriores. Pergunte a si mesmo o que você fez certo e o que você fez de errado nesses projetos. Procure por padrões. Essa pode ser uma ótima maneira de descobrir quais erros você está fazendo repetidamente. Se você está trabalhando com uma equipe, peça a eles que façam uma análise objetiva do que eles acham que poderia ter sido feito melhor. Isso garante que você aprenda com seus bons dias e seus dias ruins. O ponto é continuar crescendo com cada projeto.

O gerenciamento de projetos é uma função dinâmica e em constante mudança. Você pode precisar testar e errar o caminho através de diferentes abordagens, ferramentas e combinações dos dois para descobrir o que funciona melhor para você. Esse é o sistema que você deve seguir.

Como trabalhador autônomo ou freelancer, você precisa de toda a ajuda que puder obter. Espero que estes truques de gerenciamento de projetos conseguem fazer exatamente isso.

Fretty Francis é executiva de marketing digital da SoftwareSuggest. Suas áreas de especialização incluem software de gerenciamento de projetos e software de comércio eletrônico. Em seu tempo livre, ela trabalha como escritora freelancer e gosta de viajar por aí.

Este texto foi traduzido em parceria com o autor a partir do original publicado no blog Freelancers Union.