Para quem é freelancer não é diferente. Precisamos acompanhar vários projetos, executar várias atividades, e quando não há organização desse processo somos engolidos pelas demandas do dia a dia. 

Existe uma infinidade de ferramentas para que essa dinâmica se torne um pouco mais fácil, mas escolher uma delas pode ser um verdadeiro desafio. Lembrando que a escolha de qualquer software é muito particular, e o que funciona para mim pode não funcionar para você. 

Hoje vamos falar sobre a ferramenta do momento, o Notion. Um app de organização e produtividade, com uma infinidade de recursos, que promete organizar a sua vida imediatamente. Vem, vamos entender como ele funciona!

O que é o Notion?

O Notion foi criado em 2018 e com as novas condições de trabalho, incluindo o home office, ele virou uma das ferramentas mais populares e queridinhas do momento. Como o próprio site do aplicativo diz ele é “um espaço de trabalho que se adapta às suas necessidades”. 

O app de organização pode ser usado tanto no computador quanto no smartphone (Android e iOS), e tem como objetivo ajudar pessoas e times no dia a dia, diminuindo a quantidade de aplicativos utilizados e melhorando planejamento e consequentemente a produtividade. 

É uma ferramenta de visual simples, mas completa, totalmente adaptável e com muitas possibilidades e funcionalidades. Eu até arrisco dizer que o Notion é uma junção de funcionalidades de outros softwares similares como o Trello, Excel, Evernote, Google Docs e Google Sheets. 

>> 12 ferramentas de produtividade para freelancer

Como funciona o app de organização?

Antes de começar você precisa criar uma conta, mas é possível fazer login usando tanto a sua conta Google quanto Apple ou continuar com um outro e-mail. Além do plano free, você encontra planos a partir de $4 por mês. 

Embora o Notion seja uma ferramenta bastante versátil, por enquanto ele está disponível apenas nos idiomas: inglês, coreano, japonês e francês (eu espero que em breve seja lançada também a versão em português). 

A aparência do app de organização é simples, agradável e depois de começar a entender o Notion, ele poderá ser útil em qualquer projeto. Na área de trabalho é possível criar várias outras áreas de trabalho e nomeá-las para os mais diversos fins. 

A ferramenta é bastante flexível e cada usuário pode adaptar o Notion para a sua necessidade usando e abusando dos modelos prontos ou da sua criatividade. Todos os templates disponíveis podem ser editados e modificados. Eles também facilitam a vida de quem ainda não tem muita familiaridade com a ferramenta.

Tudo que for criado dentro do Notion pode ser compartilhado com outras pessoas. Ao criar equipes é possível selecionar as páginas que serão compartilhadas, marcar as pessoas nas tarefas ou só utilizar o espaço em conjunto para projetos específicos. 

>> LinkedIn para freelancers: como usar a ferramenta a seu favor

Quais são os recursos do Notion?

O Notion comporta vários formatos. Nele é possível criar listas de tarefas, blocos de anotações, planilhas, documentos de textos, inserir fotos, tabelas, incorporar códigos HTML nos arquivos, dentre tantas outras funcionalidades.

Diante de uma lista tão extensa de recursos, selecionei alguns deles que podem ser úteis no seu dia a dia para que você consiga aproveitar ao máximo o que esse app de organização tem para oferecer. 

Personalizar suas páginas 

A personalização é um dos grandes destaques do Notion. A partir de ferramentas simples, o usuário consegue personalizar não só a estrutura da página que foi criada como também a sua aparência. 

No app de organização tudo é customizável, nele é possível criar desde documentos de texto simples, como tabelas, listas, calendários, adicionar vídeos, imagens, emojis, anexar documentos externos, além de integrar com outras ferramentas.

Compartilhar as páginas criadas

O Notion foi criado para ser colaborativo, logo ele permite que você compartilhe qualquer página com outras pessoas. É possível fazer isso com os que estão dentro ou fora do seu espaço de trabalho. 

Dentro da plataforma também é possível tornar uma página visível na web e compartilhá-la inclusive com quem não utiliza o Notion. E se você tiver acesso total da página criada poderá desativar o compartilhamento a qualquer momento. 

Integrar com outras ferramentas

As integrações permitem que o usuário do app de organização consiga acessar arquivos que estão em outras plataformas de forma simples e rápida. Além de oferecer maior controle dos links que são utilizados em projetos compartilhados.

Com a API do Notion é possível conectar vários outros softwares e automatizar ações na sua área de trabalho, e sem precisar de um programador. Essa função fica na aba “Settings & Members”. 

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Central de ajuda e atalhos

Se você achou essa ferramenta interessante e quer entender um pouco mais sobre as suas funcionalidades e atalhos é só acessar a central de ajuda. Lembrando que, por enquanto, essas informações só estão disponíveis em inglês.

Porém, existe um workspace da Comunidade Notion Brasil, um espaço que foi criado para compartilhar conteúdos, novidades, templates, guias e muitas outras informações em português.

Continue explorando o app de organização

É claro que em um único artigo não conseguiremos explicar todos os recursos que estão disponíveis no Notion, mas o legal do app de organização é que cada usuário consegue construir um ambiente que se adeque às suas necessidades.

E é por esse motivo que a plataforma permite que você faça várias customizações. Então, bora colocar a mão na massa? Ah e se você tiver alguma outra dica que pode ajudar outros usuários, compartilhe com a gente nos comentários! 

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Mas por que planejar é tão importante especialmente para quem é freela? Para responder essa pergunta, eu gosto de usar o meu exemplo pessoal: até três anos atrás eu não planejava nada da minha profissional e as coisas simplesmente aconteciam. Felizmente, elas aconteceram de forma positiva, mas chegou um momento que eu não estava evoluindo.

Percebi que não estava conseguindo crescer, faturar mais ou até mesmo gerenciar da melhor forma o meu tempo e os meus clientes. Não dava conta, perdia muitas horas de sono, negava oportunidades interessantes, fazia coisas que não gostava de fazer e que não davam unidade para o meu trabalho. Em resumo: eu precisava de clareza e foco.

O que significa ter um planejamento para freelancer?

E isso é exatamente o que o planejamento significa para um freelancer – ele nos traz entendimento e compreensão sobre as nossas prioridades e nos ajuda a focar nelas. Por isso, para começar a planejar o ano de 2022, é preciso saber responder três perguntas básicas: 

Qual é a sua prioridade

Conquistar novos clientes, melhorar o atendimento dos clientes atuais, investir em divulgação e prospecção…?

>> Divulgar trabalho como freelancer – ou esperar o cliente cair do céu?

Onde vou investir meu tempo e energia

Por exemplo, como profissional de marketing digital, no que eu quero investir meu tempo? Em qual tipo de serviço? Redes sociais, blogs, segmento específico de mercado? 

O que preciso fazer

Para colocar a sua prioridade de fato em primeiro plano e investir tempo e energia no que faz sentido para você, o que precisa ser feito de concreto? Um curso para se especializar em algo? Um melhor direcionamento na prospecção dos clientes? Um site para divulgar o seu trabalho?

>> Portfólio para freelancer: qual a importância e onde fazer?

O que você precisa saber antes de começar o planejamento para freelancer?

Por falar em clareza, antes de fazer o planejamento para freelancer para 2022, é essencial ter alguns pontos já definidos:

Portfólio de serviços 

O que você tem a oferecer aos seus clientes? Lembrando que não pode ser algo genérico, tipo “sou designer”. Procure detalhar o máximo possível: é designer web ou gráfico? Trabalha para um segmento específico? Produz um tipo de arte específico?

Valores de serviço

Além de ter valores desses serviços definidos, não esqueça de aproveitar a virada de ano para reajustar esses preços. Vivemos um ano de 2021 com uma inflação altíssima, então, faz mais sentido do que nunca adequar o que você ganha aos custos de vida, que realmente aumentaram nos últimos tempos.

Tempo disponível

Determine o tempo que tem disponível para trabalhar, contando, é claro, com tempo suficiente para fazer também outras coisas, como estudar, ter lazer, cuidar da saúde, fazer exercícios… E mais: considere que essa dinâmica de trabalhar 12h por dia e transformar a vida em trabalho que se instaurou para muitos durante a pandemia não é sustentável no longo prazo, portanto, pense em um  tempo saudável.

>> Planejamento da rotina de trabalho é uma realidade para você?

Histórico da sua empresa

Antes de sentar para planejar, não deixe de olhar para o que aconteceu nos anos anteriores, desde o início da sua carreira de freela. Analise quanto você cresceu financeiramente, quanto evoluiu ou não nesse tempo. 

Momento do mercado 

Não adianta fazer o planejamento para freelancer olhando somente para dentro, é preciso olhar também para fora. A Análise SWOT é uma ferramenta já bem antiga e batida, mas tem o seu valor e pode ser bem útil para ajudar a entender o ambiente externo no qual você está inserido.

Confira 4 dicas para fazer um planejamento para freelancer para 2022

Agora que já sabe o que já sabe por que é importante planejar, o que significa ter um planejamento para freelancer significa e o que deve estar definido antes de começar, vamos a algumas dicas para colocar 2022 no papel.

1. Converse com outras pessoas

Para responder as perguntas sobre as quais acabamos de falar e também com esse intuito de olhar para o exterior, é bem importante conversar com outras pessoas. Como freelancers, costumamos tomar decisões de forma muito solitária e sem consultar a opinião de outras pessoas, o que nem sempre é bom.

Os nossos clientes e parceiros podem dar ótimos insights em relação ao que temos de melhor para agregar e qual é o nosso posicionamento de mercado, por exemplo. Então, a dica é: converse com clientes, ex clientes, parceiros e profissionais que trabalham na mesma área que você. Além de compreender melhor as suas forças e fraquezas, você também consegue enxergar o mercado de forma mais ampla. 

2. Defina metas SMART

Quando fazemos um planejamento, é bom sonhar e pensar coisas tipo “quero alcançar muito sucesso” ou “quero ser reconhecida profissionalmente”. Esses são ótimos objetivos, mas é muito difícil saber o que você tem que fazer para atingir isso e quais os parâmetros que definem que esses propósitos foram alcançados. 

>> Ganhar dinheiro como freelancer: como ter uma vida de freela mais rentável?

Na verdade, quanto mais específicos e detalhados forem os objetivos do seu planejamento para freelancer, melhor. E para ajudar, você pode usar a definição de metas SMART, que estabelece que elas devem ser: 

• S: específicas;
• M: mensuráveis;
• A: alcançáveis;
• R: realistas;
• T: temporais, ou seja, ter um prazo.

3. Use o guia de planejamento do Vivendo de Freela

Desde 2020, eu criei um guia de planejamento para freelancer que está disponível para download aqui no site. Atualizei o material para 2021 e agora para 2022 atualizei novamente. 

São perguntas para freelas que guiam um planejamento bem direcionado para esse perfil  profissional. A minha dica é usar um caderno novo e reservar um momento para responder as perguntas sem ser interrompido.

Na live sobre planejamento para 2022, descrevi como usar o guia e comentei sobre cada passo. Se você não assistiu, confere a vídeo da gravação:

4. Revise o planejamento para freelancer ao longo do ano

Bom, para concluir, a dica final é que você revisite o planejamento para freelancer ao longo de 2022. Eu, por exemplo, gosto de revisitar o que planejei semestralmente para poder avaliar o que precisa mudar, se as metas precisam ser ajustadas. 

É essencial compreender que planejar é fundamental, mas que, ao mesmo tempo, nenhum planejamento é imutável e permanece igual por um ano, pois as variáveis que influenciam o nosso trabalho são inúmeras e, muitas vezes, exigem adaptações.

>> Marketing de indicação: como receber indicações pelo seu trabalho e gerar mais vendas

Já começou o seu planejamento para freelancer para 2022? 

E você, já começou a fazer o seu planejamento de ano novo ou tem mais alguma dica que te ajuda na hora de colocar os planos no papel? Compartilha com  a gente nos comentários!

Ah, no início de 2022, deve rolar uma outra live sobre definição de metas, então, fica de olho nos nossos canais para ter mais informação!

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Contudo, é claro que isso demanda bastante trabalho e uma mudança de postura diante da situação. Portanto, para começar, em vez de encarar o atual contexto somente como um problema, você pode tentar encará-lo como uma chance de crescer. Já pensou nisso?

>> Veja dica de leitura para freelancers: business model you!

Grandes negócios já surgiram em cenários desfavoráveis

Não estamos falando que é fácil, nada disso! Porém, ao mesmo tempo, é verdade que oportunidades existem mesmo nessas circunstâncias, afinal, grandes empresas surgiram em cenários que pareciam bem desfavoráveis — basta pensar no Airbnb, Uber e até na Fanta). 

Como eles conseguiram? Bom, em primeiro lugar, certamente esses empreendedores não assumiram uma atitude de conformismo. Eles colocaram as mãos na massa, analisaram o mercado e fizeram vários movimentos para buscar uma forma de ter sucesso e se tornar o que são atualmente.

4 ferramentas que podem ajudar a encontrar oportunidades na crise

Sendo assim, vamos falar sobre algumas ferramentas que podem ser bem úteis para ajudar a encontrar oportunidades na crise e virar o jogo. Vamos lá?

1. Análise SWOT

Você provavelmente já deve ter ouvido falar da famosa análise SWOT. Mas, já tentou usá-la? Identificar os pontos fortes e fracos e as oportunidades e ameaças do seu negócio e do mercado é um bom ponto de partida. Isso permite que você tenha uma visão mais ampla da situação.

Então, para começar, vamos falar do macroambiente?

Aqui você irá avaliar o cenário externo, ou seja, as oportunidades e ameaças do mercado. Trata-se do momento de sentar e pesquisar sobre as partes demográfica, econômica, natural, tecnológica, política/legal e sociocultural. Lembrando que cada item precisa ser respondido com dados de fontes confiáveis!

Você deve estar se perguntando: “por que isso é relevante? ”. Porque com dados confiáveis na mão e sabendo o cenário real em que está inserido, você pode ter insights, encontrar oportunidades na crise, assim como identificar e criar planos para gerenciar riscos.

E o microambiente? Onde ele entra nisso tudo?

Em uma segunda etapa, você irá avaliar os pontos fortes e fracos ligados ao ambiente interno — seja como empresa ou como um freelancer. Sendo assim, você irá identificar de forma crítica e sincera: recursos humanos, recursos financeiros, gestão, capacidade de produção, atendimento, produtos, concorrentes.

Agora, tendo esses dados em mãos, você criará um quadro 2×2 (escrevendo forças e fraquezas para ambiente interno e oportunidades e ameaças para ambiente externo) e irá preencher com as informações coletadas.

O intuito aqui é que você consiga identificar os seus pontos fortes e as oportunidades e investir nisso, assim como minimizar os riscos das ameaças e lidar com suas fraquezas para melhorar.

>> Veja como parar de se preocupar com a concorrência!

2. Persona

Você sabe para quem está vendendo? Para quem ainda não tem uma persona (o perfil de cliente ideal), talvez esse seja o momento para identificar ou criar a sua persona. Dessa forma, você conseguirá ter mais clareza sobre com quem está falando e quais são as dores desse consumidor.

Por que fazer isso? Porque tentar oferecer tudo para todos pode dificultar a missão de conseguir novos clientes, afinal, você seria mais um competindo por espaço. Então, ao invés disso, focar em um segmento pode ajudar a otimizar os esforços e, principalmente, identificar dores latentes desses consumidores. Traduzindo: identificar problemas que seus clientes têm, mas que ainda não têm produtos/serviços para solucionar.

Nesse caso, o feedback e os comentários são boas ferramentas para conseguir criar soluções que têm demanda no mercado. Prestar atenção ao que estão dizendo é o segredo aqui!

>> Saiba como identificar seu perfil profissional!

3. Tendências de mercado

Para encontrar oportunidades na crise, você precisa acompanhar o que está acontecendo no mercado. Pensando na forma como os hábitos dos consumidores vêm mudando com os anos, após uma crise geral ou uma recessão, o que poderia acontecer com seu segmento?

De que forma empresas similares estão lidando com a situação? O que especialistas estão falando sobre o futuro da economia?

Sim, esse é o momento de acompanhar as mudanças que estão acontecendo, avaliar possíveis cenários, identificar de que forma você pode se adaptar à nova realidade e quais oportunidades estão surgindo. E, claro, se atentar ao que acontece ao seu redor.

Por exemplo: você percebeu que os serviços de compartilhamento (como Uber, Airbnb, sites para emprestar coisas etc) estão se tornando mais populares? E já notou como a digitalização de um negócio pode fazer muita diferença? Ou como ter redes sociais é um requisito básico hoje?

Pois, então, mantenha os olhos abertos para conseguir usar isso para pensar em ideias inovadoras!

>> Confira 5 tendências do marketing digital 2020!

4. Canvas

Essa é uma ferramenta que permite conhecer melhor o seu negócio e serve mesmo se você for freelancer, já que você está prestando serviços. O Canvas possibilita que você distribua as informações de forma simples e visual, facilitando a visão do todo.

Para isso, ele é formado por nove quadros:

• Proposta de valor (qual o seu diferencial?);
• Atividades-chave (qual sua solução?);
• Recursos-chave (como você pode ser diferente?);
• Rede de parceiros (por exemplo: fornecedores);
• Segmento de clientes (público-alvo ou persona);
• Canais (onde você oferece seus serviços/produtos?);
• Relacionamento com o cliente (formas de contato);
• Estrutura de custos (gastos principais);
• fluxo de receitas.

Você pode repartir um papel em nove partes e colar post-its com as respostas. É como um Plano de Negócio só que bem mais simples.

Como isso irá te ajudar? Bem, digamos que você encontrou uma oportunidade depois de utilizar as primeiras ferramentas que mencionamos. Com o Canvas, você poderá explorar de forma estruturada como serão as etapas básicas desse movimento. 

Conclusão: Usando as ferramentas certas para encontrar oportunidades na crise

Para encontrar oportunidades na crise, você precisa agir. Para começar, uma análise SWOT pode ser super útil para lançar um primeiro olhar tanto para o seu negócio quanto para o mercado.

Em segundo lugar, se ainda não tem, defina uma persona. Se já tem, procure ouvir o que o seu cliente tem a dizer para identificar quais são os seus problemas e de que forma você poderia ajudá-lo.

Nesse sentido, outro ponto importante é se aprofundar em um estudo de mercado. Olhar ao seu redor pode trazer ótimos insights.

Por fim, faça um Canvas para organizar tudo, afinal, não podemos esquecer que o planejamento é sempre fundamental, sobretudo para que uma boa ideia se torne uma ótima chance a ser explorada!

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Sendo assim, resolvi fazer isso e mais um pouco: criei um modelo de quadro para freelancers e fiz um vídeo tutorial sobre como utilizar. Tá tudo aqui nesse texto, espero que gostem!

Como o Trello funciona?

Para quem ainda é iniciante nessa ferramenta, antes de falar sobre como usar o Trello, aqui vai uma rápida explicação sobre ela. O Trello é um aplicativo de gerenciamento de projetos (para celular e para navegador), baseado na metodologia Kanban.

Este método foi criado por David J. Anderson e tem como objetivo ajudar na priorização de tarefas ao deixar o foco claro para todos os envolvidos. Quer saber mais? Achei esse excelente artigo sobre o que é Kanban!

Seguindo em frente, para entender como usar o Trello, é preciso entender seus principais elementos:

1. Quadros

Cada quadro (ou board) é uma “página” dentro do Trello, a área em que você organiza seu projeto específico – como “Viagem de Férias”, “Marketing de Conteúdo” ou o que mais precisar ser gerenciado por você, tanto da vida pessoal quanto profissional.

2. Listas

Dentro de cada quadro, você coloca listas (colunas), que funcionam como etapas ou categorias do seu projeto. Por exemplo, dentro de um projeto de produção de conteúdo, elas podem ser: definição de palavra-chave, definição do tema, briefing, redação, revisão, publicação, etc.

3. Cartões

Os cartões ficam dentro do quadro e abaixo das listas, correspondendo a detalhes menores. No quadro que demos o exemplo, de produção de conteúdo, os cartões poderiam corresponder a cada artigo, vídeo, ebook ou outro material a ser desenvolvido.

Atualmente, os cartões já vinculam ferramentas externas e exibem, por exemplo, prévias do YouTube, do Google Drive e do Instagram. Além disso, é possível vincular um quadro no título de um cartão e também clonar um cartão para que ele apareça em vários quadros ao mesmo tempo. Assim, as pessoas podem trabalhar em quadros diferentes com as mesmas informações.

4. Fluidez entre elementos

Considerando esses três elementos principais (quadro, listas e cartões), é importante saber que existe fluidez entre eles. Você pode movê-los de lugar, conforme o andamento do projeto.

Por exemplo, você pode mover um cartão de um quadro para outro, devido à mudança de escopo.

Ou mudar uma lista de lugar dentro do quadro dependendo da ordem do processo.

Ou, o mais comum no dia a dia, mover os cartões de uma lista para a outra conforme forem evoluindo dentro do projeto.

>> Tabela de preços freela: qual é o método perfeito para cobrar pelo seu trabalho?

Por que eu gosto tanto do Trello?

Disse lá em cima que sou fã e, mais do que apenas usar o Trello, fico fazendo propaganda dele por aí. Mas por quê isso e por que fiz questão de fazer um artigo sobre como usar o Trello?

1. É de graça

A gente gosta de tudo que é bom e não precisa pagar, né? O Trello na verdade existe no modelo Freemium (gratuito até certo ponto, depois precisa passar a pagar assinaturas mensais).

Na nossa rotina como freelancer, porém, isso dificilmente irá acontecer, já que os recursos são bastante completos. A não ser que você queira fazer upload de arquivos muito grandes, usar power-ups como o de controle de tempo ou acessar as novas formas de visualização da plataforma. 

Quem é Premium ou Enterprise agora pode ver os seus quadros de uma maneira completamente diferente, em cronograma, tabela, painel ou calendário. Assim, isso pode ser bem interessante, mas, se trata mesmo de visualizar a mesma coisa que você já tem acesso em outro formato.

2. Permite a colaboração

Mesmo trabalhando sozinhos, a colaboração faz parte da nossa rotina. Clientes e parceiros de projetos podem participar de seus quadros, apenas visualizando ou também contribuindo para a realização das tarefas.

Ah, e a cada novo usuário que você convidar para o Trello, ganha um mês grátis no plano Premium!

3. É muito simples de usar

Encontrei poucas pessoas até hoje que tiveram dificuldade em entender como utilizar o Trello. A interface da ferramenta é maravilhosa, além da simplicidade da própria metodologia Kanban – no fim das contas, é parecido com colar post-its na sua parede do home office.

4. Permite a criação de vários quadros

Também gosto do Trello pela possibilidade de criar vários quadros, um para cada finalidade. No meu caso, tenho quadros específicos para determinados clientes (e copio os cartões para o meu quadro principal, quando necessário). Também crio quadros quando preciso organizar algum grande projeto pessoal (viagem de férias, festa de aniversário, mudança, etc).

Para cada quadro você pode definir quem serão os usuários com acesso, qual será seu formato de listas, entre outras configurações.

>> Confira 5 regras de organização do home office para ser mais produtivo

Como usar o Trello? Minhas dicas!

Desde que comecei a usar o Trello, aprendi também a utilizá-lo da forma que mais fazia sentido para mim. Foi assim que a ferramenta se tornou tão útil na minha rotina.

1. Aproveite os modelos de quadros inspiradores

O Trello possui uma lista de quadros inspiradores! Uma coletânea de modelos para diferentes finalidades que você pode simplesmente copiar, sem precisar criar do zero o seu. Da dieta à viagem de férias, tem bastante coisa útil por lá!

Aliás, criei um modelo de quadro para freelancers:

E também fiz um vídeo tutorial sobre como utilizar este quadro – ou criar o seu. Está abaixo:

2. Mantenha sempre aberto no navegador

Para mim funciona assim, deixo o Trello sempre aberto no meu navegador enquanto trabalho, como uma guia fixa. A cada tarefa que finalizo, atualizo no quadro. Também a cada nova ideia, atualização de cliente… tudo o que surgir durante o dia vai para lá, evitando que se perca no caminho.

3. Use o app para celular

Quando não estou na frente do computador, faço o mesmo. Porém utilizo o aplicativo para celular, que é bastante semelhante ao aplicativo para desktop. Por isso mantenho a primeira lista como “Boas Ideias”, assim jogo tudo que é novo ali e depois atualizo com calma ao chegar no home office.

4. Personalize para a sua realidade profissional

Apesar de os modelos inspiradores serem excelentes para você começar a usar o aplicativo, se quiser aprender como usar o Trello da melhor forma, o ideal é começar a criar os quadros do zero, da maneira que tem mais a ver com a sua realidade pessoal e profissional.

Copiar e adaptar quadros inspiradores também está valendo! O que importa é que essa ferramenta se torne realmente usual para o seu dia a dia.

5. Arquive o que não precisar mais

A cada final de mês, faço uma limpeza no meu quadro do Trello principal. Todas as tarefas que estão marcadas como “finalizadas” são revisadas e arquivadas. Se não podem mais “voltar dos mortos”, não precisam mais ficar à vista.

Faço uma revisão também semanal do que está em cada coluna, tomando ações para que avancem logo para a lista seguinte. Afinal, esse é o objetivo da ferramenta: ajudar com que os projetos sejam concluídos!

6. Siga cartões, listas ou quadros para não perder nada

Se você trabalhar com outras pessoas e precisar ficar de olho no fluxo de trabalho ou em alguma tarefa , é possível seguir os cartões, listas ou quadros para receber notificações sempre que houver alterações neles.

Isso significa que você será notificado sobre todos os comentários, alteração ou proximidade de datas de entrega, movimentações e arquivamento de cartões.

>> O que é CRM e por que freelancers deveriam usar essa ferramenta?

7. Automatize o fluxo de trabalho

Outra funcionalidade que pode ser útil para quem está aprendendo como usar o Trello é a possibilidade de automação de tarefas. O Butler permite que você utilize regras para automatizar o fluxo de trabalho.

No menu do seu quadro existem algumas dicas de automação pré-prontas com base nas tarefas repetitivas. Entre elas, pode estar, por exemplo, “todo dia ordenar a lista por data de entrega”. Além disso, você pode criar regras personalizadas.

Como usar o Trello: resumo

• O Trello é um aplicativo de gerenciamento de projetos (para celular e para navegador), baseado na metodologia Kanban. 
• Os seus principais elementos são os quadros, as listas, os cartões e existe fluidez entre eles.
• A ferramenta é gratuita, a não ser que você queira acessar recursos extras. Mas, como ela já é bastante completa, então provavelmente atenda às suas necessidades.
• O Trello é colaborativo e permite que clientes e parceiros participem dos projetos.
• A facilidade de uso é uma das grandes vantagens do Trello.

Deixe suas dicas aqui nos comentários!

Você também utiliza essa ferramenta? Tem alguma dica importante para quem está aprendendo como usar o Trello? Ou também usa um modelo inspirador de quadro que pode ser útil para outros profissionais?

Compartilhe aqui nos comentários! 🙂